La section peut procéder au remboursement des frais personnellement engagés par les bénévoles à la condition que ces frais correspondent à des dépenses :
- Réelles. Le remboursement effectué doit correspondre au montant indiqué sur la facture. Cependant, pour les frais d’essence et les frais de déplacement, l’administration fiscale admet un remboursement forfaitaire calculé selon un barème publié chaque année
- Justifiées. Le remboursement ne doit être effectué que sur présentation des factures justificatives (billets de trains, frais d’essence, notes de restaurants, factures de commerçants…).
- Engagées pour les besoins de l’activité associative.
Le remboursement s’établit sur la base d’une note de frais qu’il communique à la section avec les originaux de ses justificatifs (modèle ci-joint). L’association doit alors conserver les pièces justificatives de la réalité des dépenses pendant 4 ans.
Trame de la note de frais : Club92Cmcas – Feuille de frais
À défaut de justificatif et dès lors qu’un lien de subordination est établi, les sommes versées au bénévole peuvent être requalifiées en salaires. Cela peut entraîner des conséquences financières importantes pour l’association (taxes sur les salaires, remise en cause de sa gestion désintéressée), mais aussi pour les bénévoles (impôt sur le revenu).
Le remboursement des formations des encadrants et des bénévoles est prévu dans nos règles de subventionnement.
D’autres informations sur le site Service Public-asso.fr.